Appels de fonds en copropriété : comment les simplifier ?

Appel de fonds en copropriété : de quoi parle-t-on ?

Un appel de fonds est une demande de paiement envoyée par le syndic aux copropriétaires. Ce paiement sert à couvrir les dépenses liées à la gestion de l’immeuble : 

• entretien ; 
• réparations ; 
• assurance ;
• travaux, etc.

En effet, les copropriétaires ne paient pas seulement leur logement. Ils sont également responsables d’une part des charges communes de l’immeuble : 

• ascenseur ;
• éclairage ;
• toiture ;
• ménage des parties communes, etc. 

L’appel de fonds est donc le moyen pour le syndic de collecter l’argent nécessaire à ces dépenses, en le répartissant entre tous les copropriétaires selon leur quote-part (aux tantièmes).

Les différents types d’appels de fonds

L’appel de fonds pour charges courantes

C’est le plus courant. L’appel de fonds pour charges courantes concerne toutes les dépenses nécessaires à la gestion quotidienne de l’immeuble : ménage, entretien des ascenseurs, éclairage, assurance, honoraires du syndic, etc.

Il est prévu dans le budget prévisionnel voté chaque année en assemblée générale. Le syndic répartit ce montant en général par trimestre, et envoie un appel de fonds à chaque copropriétaire. On parle ici de provisions sur charges courantes, car elles sont basées sur une estimation des dépenses futures.

L’appel de fonds pour travaux votés

Quand la copropriété décide de réaliser des travaux importants (ravalement de façade, réfection de toiture, changement de chaudière…), ces dépenses sont hors budget courant. Elles doivent être votées en assemblée générale.

Une fois les travaux approuvés, le syndic émet un ou plusieurs appels de fonds spécifiques pour les financer. Le montant est réparti entre les copropriétaires, là encore selon leurs quotes-parts.

L’appel de fonds pour le fonds de travaux

Depuis la loi ALUR, les copropriétés doivent en principe constituer un fonds de travaux, sorte de cagnotte commune destinée à anticiper les futurs gros travaux (élaboration du projet de plan pluriannuel de travaux [PPT], réalisation des travaux prévus dans le PPT adopté par l’assemblée générale des copropriétaires, travaux urgents décidés par le syndic de copropriété, etc.).

Ce fonds est alimenté par un appel de fonds distinct. Il ne peut pas être utilisé pour les charges courantes.

L’appel de fonds exceptionnel

Enfin, dans certains cas (urgence, imprévus, dépenses non prévues au budget…), le syndic peut faire un appel exceptionnel, à condition qu’il ait été autorisé par l’assemblée générale.

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Comment se déroule un appel de fonds en copropriété ?

Voici comment se déroule un appel de fonds.

1. D’abord, le syndic prépare les appels de fonds. Pour les charges courantes, il s’appuie sur le budget prévisionnel voté en AG. Pour les travaux ou le fonds travaux, il suit les décisions prises en assemblée générale. Il détermine ensuite qui doit payer quoi, en fonction des quotes-parts (ou tantièmes) de chaque lot (appartement, parking, cave…).
2. Puis il envoie l’appel de fonds aux copropriétaires (par courrier ou par email) avec toutes les informations nécessaires (montant à payer, nature de l’appel, échéance pour le paiement, relevé de compte individuel, etc.). 
3. Chaque copropriétaire règle sa part et le syndic utilise les fonds pour régler les dépenses. 

Comment gérer au mieux les appels de fonds en copropriété ?

Gérer les appels de fonds n’est pas une tâche anodine. Cela demande beaucoup d’organisation, de transparence et aussi d’anticipation. Pour éviter les impairs, vous pourriez suivre ces quelques conseils : 

• Prévoir un budget prévisionnel réaliste. Basez-vous sur les dépenses réelles des années précédentes. Anticipez les hausses de prix (énergie, assurance…). Prévoyez une petite marge de sécurité pour les imprévus.
• Respectez un calendrier clair. Planifiez les appels de fonds trimestriels bien en amont et si possible, évitez de surprendre les copropriétaires avec des appels trop rapprochés.
• Soyez toujours transparent dans votre communication. Détaillez ce que finance chaque appel de fonds (courant, travaux, fonds de travaux). Joignez régulièrement des relevés de compte individualisés. Rappelez les décisions votées en AG quand c’est nécessaire (notamment pour les travaux).
• Enfin, pensez à anticiper les impayés. Repérez rapidement les retards pour éviter l’effet boule de neige. Relancez poliment, mais fermement (mail, lettre simple, lettre recommandée). Si besoin, entamez une procédure amiable avant le contentieux.

Simplifiez vos appels de fonds en copropriété avec LOCKimmo

LOCKimmo propose une fonctionnalité dédiée qui peut vous permettre de suivre les appels de fonds. Notre logiciel vous permet de : 

• Gérer les appels en un clic (copropriété concerné, période d’appel, lancement de l’appel de fonds automatiquement, etc.). 
• Éditer ou envoyer les documents directement par email. 

Dès que l’appel de fonds est lancé, LOCKimmo enregistre automatiquement les écritures comptables correspondantes (appel de provisions et encaissement du paiement). Cela vous évite toute saisie manuelle, et donc de faire des erreurs comptables.

Appels de fonds en copropriété : tout ce que vous devez savoir

Que se passe-t-il si un copropriétaire ne paie pas son appel de fonds ?

Le syndic doit d’abord envoyer une relance, puis une mise en demeure. En cas de non-paiement persistant, il peut engager une procédure judiciaire.

Dans certaines copropriétés, des intérêts de retard sont prévus dans le règlement. Les frais engagés peuvent aussi être mis à la charge du copropriétaire défaillant.

Peut-on consulter le détail des calculs derrière les appels de fonds ?

Oui, le syndic a l’obligation de transparence. Chaque copropriétaire peut demander : 

• le budget prévisionnel voté ;
• la répartition par tantièmes ;
• le relevé de compte individuel ;
• et les justificatifs des dépenses déjà engagées.