Comptabilisation des appels de provisions sur opérations courantes

Mais comment ces appels de fonds sont-ils calculés ? Quand doivent-ils être payés ? Comment sont-ils enregistrés en comptabilité par le syndic ?

Voici tout ce qu’il faut savoir.

Qu’est-ce qu’un appel de provisions en copropriété ?

L’appel de provisions correspond aux sommes réclamées par le syndic aux copropriétaires afin de financer les dépenses courantes de la copropriété.

Ces dépenses sont prévues dans le budget prévisionnel, adopté chaque année lors de l’assemblée générale.

Elles concernent notamment :

• l’entretien des parties communes ;
• le nettoyage des immeubles ;
• les espaces verts ;
• l’électricité des parties communes ;
• les contrats de maintenance ;
• les petites réparations.

L’objectif est simple : permettre au syndic de disposer des fonds nécessaires avant que les dépenses ne soient effectivement engagées.

Comment est calculé l’appel de provisions ?

Chaque copropriétaire participe aux dépenses selon la quote-part prévue dans le règlement de copropriété.

Cette quote-part est exprimée en tantièmes (ou millièmes).

Plus un copropriétaire possède de tantièmes, plus sa participation aux charges est importante.

Exemple :

Une copropriété vote un budget annuel de 80 000 €.

Les appels étant réalisés chaque trimestre, chaque appel représente :

80 000 € ÷ 4 = 20 000 €

Un copropriétaire détenant 120/1000èmes devra verser :

20 000 × 120 / 1000 = 2 400 € pour ce trimestre.

Quand les appels de provisions sont-ils envoyés ?

Dans la majorité des copropriétés, les appels de fonds sont réalisés chaque trimestre.

Ils sont généralement exigibles :

• au 1er janvier ;
• au 1er avril ;
• au 1er juillet ;
• au 1er octobre.

Chaque appel représente, sauf décision contraire de l’assemblée générale, un quart du budget prévisionnel annuel.

Le syndic adresse alors un avis d’appel de fonds à chaque copropriétaire précisant :

• le montant à régler ;
• la date limite de paiement ;
• le détail des charges concernées.

Comment comptabiliser un appel de provisions ?

Du côté du syndic, chaque appel de provisions donne lieu à une écriture comptable.

La comptabilisation intervient dès l’émission de l’appel de fonds.

L’écriture est la suivante :

Cette écriture constate la créance de la copropriété envers le copropriétaire.

Comment enregistrer le paiement du copropriétaire ?

Lorsque le copropriétaire règle son appel de fonds, une seconde écriture est enregistrée.

Elle permet de constater l’encaissement.

Le compte du copropriétaire est ainsi soldé après règlement.

Pourquoi une comptabilité rigoureuse est indispensable ?

Dans une copropriété, plusieurs dizaines, voire plusieurs centaines d’appels de fonds peuvent être émis chaque trimestre.

Une erreur de comptabilisation peut rapidement entraîner :

• des écarts de trésorerie ;
• des difficultés de rapprochement bancaire ;
• des erreurs sur les comptes des copropriétaires ;
• des retards dans le paiement des fournisseurs.

Automatiser ces opérations permet donc de gagner un temps considérable tout en sécurisant la comptabilité.

Comment LOCKimmo facilite les appels de provisions ?

Avec le logiciel syndic LOCKimmo, les appels de provisions sont générés automatiquement à partir du budget prévisionnel voté en assemblée générale.

Le logiciel permet notamment de :

• calculer automatiquement les appels selon les tantièmes ;
• éditer les appels de fonds en quelques clics ;
• enregistrer automatiquement les règlements grâce au rapprochement bancaire ;
• suivre les impayés ;
• piloter la trésorerie de chaque copropriété en temps réel.

Les gestionnaires gagnent ainsi un temps précieux tout en limitant les risques d’erreur comptable.

Retour d’expérience partagé par un professionnel utilisateur de LOCKimmo :

« Les appels trimestriels nous demandaient auparavant plusieurs heures de contrôle. Aujourd’hui, tout est automatisé et le suivi des encaissements est beaucoup plus fiable. »

Questions fréquentes

Quelle est la différence entre un appel de provisions et un appel de fonds exceptionnel ?

L’appel de provisions finance les dépenses courantes prévues dans le budget prévisionnel. L’appel de fonds exceptionnel concerne quant à lui des dépenses imprévues ou des travaux votés hors budget (ravalement, toiture, rénovation énergétique…).

Que se passe-t-il si un copropriétaire ne paie pas son appel de provisions ?

Le syndic peut engager une procédure de recouvrement après une mise en demeure. Des intérêts de retard peuvent également être appliqués conformément au règlement de copropriété et aux dispositions légales.

Les appels de provisions peuvent-ils évoluer en cours d’année ?

Oui. Si le budget prévisionnel est modifié ou si l’assemblée générale vote des dépenses complémentaires, les montants appelés peuvent être ajustés afin de garantir l’équilibre financier de la copropriété.