Comment créer un syndic copropriété bénévole ? Démarches et étapes à suivre

Dans cet article, nous vous expliquons comment créer un syndic bénévole de copropriété et quelles sont les modalités à prendre en compte.

Qui peut devenir syndic bénévole ?

Un syndic bénévole doit être copropriétaire d’au moins un lot dans la copropriété qu’il souhaite gérer. Il peut être propriétaire occupant ou non occupant. Il n’a pas besoin de détenir une carte professionnelle ni de justifier d’une garantie financière.

Une fois désigné, il assure cependant les missions prévues pour le syndic de copropriété : gestion administrative et comptable, exécution des décisions de l’assemblée générale, suivi des contrats, entretien de l’immeuble ou encore représentation du syndicat des copropriétaires.

Le syndic non professionnel peut exercer gratuitement ou percevoir une rémunération prévue par son contrat et approuvée par l’assemblée générale. Dans tous les cas, les frais engagés pour les besoins de la copropriété peuvent lui être remboursés.

Avant de se lancer : vérifier que la copropriété est adaptée

La gestion bénévole convient plus facilement à une copropriété dont l’organisation reste maîtrisable : nombre de lots limité, comptabilité relativement simple, peu d’équipements collectifs et copropriétaires prêts à s’impliquer.

Le futur syndic doit surtout disposer du temps nécessaire pour suivre la comptabilité, préparer les assemblées générales, gérer les prestataires et respecter les différentes échéances réglementaires.

Pour étudier plus précisément les avantages et les limites de cette organisation, consultez notre guide complet sur le syndic bénévole.

Comment mettre en place un syndic bénévole ?

1. Vérifier que le candidat peut devenir syndic bénévole

La première condition est simple : le futur syndic bénévole doit être copropriétaire d’au moins un lot dans l’immeuble. Il peut aussi bien occuper son logement que le louer.

Aucun diplôme, aucune carte professionnelle et aucune garantie financière ne sont exigés. La souscription d’une assurance de responsabilité civile n’est pas obligatoire pour un syndic non professionnel, mais elle reste fortement recommandée compte tenu des responsabilités exercées.

Si le syndic bénévole vend son dernier lot et perd sa qualité de copropriétaire, son mandat devient caduc 3 mois après cette perte de qualité. Il doit, pendant ce délai, convoquer une assemblée générale afin de faire désigner son successeur.

2. Préparer la candidature et le contrat de syndic

Avant l’assemblée générale, le candidat doit formaliser les conditions dans lesquelles il exercera son mandat. Le projet présenté aux copropriétaires doit notamment préciser la durée du mandat, ses dates de début et de fin ainsi que, le cas échéant, les conditions de rémunération ou de remboursement des frais.

Il est important de distinguer deux situations. Lorsque le syndic non professionnel exerce gratuitement et se limite au remboursement de ses frais, il n’est pas obligé de reprendre l’intégralité du contrat-type réglementaire. S’il est rémunéré, le contrat-type doit en revanche être respecté.

Le projet de contrat permet aux copropriétaires de savoir exactement dans quelles conditions le futur syndic exercera sa mission avant de voter sa désignation.

3. Inscrire la désignation du syndic bénévole à l’ordre du jour

La candidature doit pouvoir être soumise au vote de l’assemblée générale. Lorsque la copropriété dispose déjà d’un syndic, le projet de désignation du syndic bénévole doit donc être inscrit à l’ordre du jour de l’assemblée appelée à choisir le prochain syndic.

Le projet de contrat correspondant doit être communiqué avec la convocation à l’AG afin que les copropriétaires puissent en prendre connaissance avant le vote.

Il est préférable d’anticiper cette démarche avant l’envoi de la convocation. Attendre les derniers jours peut empêcher l’inscription de la candidature à l’ordre du jour et reporter le changement à une prochaine assemblée.

4. Faire voter la désignation en assemblée générale

Le syndic bénévole est désigné par l’assemblée générale à la majorité absolue de l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965. Cette majorité correspond aux voix de tous les copropriétaires, qu’ils soient présents, représentés, aient voté par correspondance ou soient absents.

Il n’est donc pas nécessaire que tous les copropriétaires soient d’accord.

Si la candidature n’obtient pas la majorité absolue mais recueille au moins un tiers des voix de tous les copropriétaires, un second vote peut être organisé immédiatement. La décision est alors prise à la majorité de l’article 24, c’est-à-dire à la majorité des voix exprimées des copropriétaires participant au vote.

L’assemblée générale vote à la fois la désignation du syndic et les conditions de son mandat.

Que doit faire le syndic bénévole après son élection ?

Une fois élu par l’assemblée générale, le syndic bénévole doit rapidement prendre en main la gestion de la copropriété. Cette phase de transition est importante, en particulier lorsqu’il succède à un syndic professionnel ou à un autre syndic bénévole.

Sa première priorité consiste à récupérer l’ensemble des documents, fonds et informations nécessaires à la gestion du syndicat des copropriétaires. Il doit notamment disposer de la comptabilité, des relevés bancaires, des contrats en cours, des archives, des procès-verbaux d’assemblée générale, des dossiers de sinistres et de travaux, ainsi que de la liste à jour des copropriétaires.

Il doit ensuite vérifier la situation financière de la copropriété : trésorerie disponible, charges restant à recouvrer, factures à régler, éventuels impayés et échéances à venir. Cette vérification permet d’identifier rapidement les dossiers prioritaires.

Le nouveau syndic doit également reprendre le suivi des contrats et des prestataires : assurance, entretien de l’ascenseur, chauffage collectif, nettoyage, maintenance ou encore espaces verts. Les coordonnées du nouveau représentant de la copropriété doivent être communiquées aux interlocuteurs concernés.

Enfin, il doit s’assurer que les documents et obligations réglementaires sont à jour, notamment le carnet d’entretien, la fiche synthétique de la copropriété et les informations enregistrées au registre national des copropriétés.

Dans les premières semaines, il est donc utile d’établir un état des lieux complet de la copropriété. Cela permet au syndic bénévole de repérer les urgences, les échéances proches et les dossiers laissés en attente, avant d’organiser la gestion courante.

Combien de temps dure le mandat d’un syndic bénévole ?

Le mandat du syndic bénévole est conclu pour une durée déterminée, dans la limite de 3 ans. L’assemblée générale peut donc prévoir, par exemple, un mandat d’1 an, de 18 mois ou de 2 ans.

Le contrat doit indiquer précisément ses dates de début et de fin. Le mandat ne se renouvelle pas automatiquement : si les copropriétaires souhaitent maintenir le même syndic, ils doivent voter son renouvellement en assemblée générale.

Quels outils et formations pour un syndic bénévole ?

Afin d’assurer une gestion optimale de la copropriété, il est recommandé que le syndic bénévole se forme aux différentes réglementations et obligations liées à sa mission. Pour cela, plusieurs options s’offrent à lui :

• Formations spécifiques : De nombreux organismes proposent des formations dédiées aux syndics bénévoles, abordant aussi bien les aspects juridiques que techniques ou comptables.

• Échange avec d’autres syndics bénévoles : Rejoindre un réseau de syndics bénévoles permet d’échanger sur les problématiques rencontrées et de partager des conseils et astuces pour une gestion efficace de la copropriété.

• Recours à des professionnels : Le syndic bénévole peut également faire appel à des professionnels (experts-comptables, avocats, architectes, etc.) pour l’aider dans certaines tâches complexes comme des travaux, la création d’un compte bancaire. 

• Utiliser un logiciel de syndic : Un logiciel dédié à la gestion de copropriété permet de centraliser les informations utiles au même endroit : copropriétaires, lots, appels de fonds, comptabilité, assemblées générales, documents et suivi des dépenses. Pour un syndic bénévole, ce type d’outil facilite particulièrement la tenue des comptes et le suivi des échéances, tout en limitant les risques d’oubli ou de double saisie. Le logiciel syndic de copropriété LOCKimmo a notamment été conçu pour accompagner ces tâches du quotidien et simplifier la gestion administrative et comptable de la copropriété.