Comment mieux gérer les sinistres en copropriété ?

Rappel : les obligations du syndic en cas de sinistre

Dès qu’un sinistre survient dans les parties communes (ou semble en être issu), le syndic doit être prévenu rapidement. Il lui revient alors :

• de faire cesser le sinistre (en demandant la réparation, notamment) ;
• de sécuriser les lieux (couper l’électricité, baliser les zones dangereuses, etc.) pour éviter l’aggravation des dommages ;
• de conserver les preuves du sinistre.

C’est, en effet, le syndic qui agit comme opérateur technique, intermédiaire avec les assurances et garant de la bonne information des copropriétaires.

Mieux gérer les sinistres en copropriété : les astuces

1. Réagir rapidement et sécuriser les lieux

Lorsqu’un sinistre survient dans une copropriété (dégât des eaux, incendie, effondrement, chute d’un élément de façade…), les premières minutes comptent beaucoup. Et pour cause, il est de votre devoir d’agir immédiatement pour protéger les personnes et éviter l’aggravation des dommages.

Le premier réflexe est donc de protéger les résidents :

• Couper l’électricité en cas d’inondation ou de fuite d’eau importante.
• Évacuer les lieux si un incendie ou un risque d’effondrement est suspecté.
• Alerter les secours si quelqu’un est blessé ou si la situation semble dangereuse.

Enfin, pensez à prendre des photos et vidéos claires de la zone touchée, sous différents angles. Si une entreprise intervient pour une réparation urgente, demander un rapport écrit, un devis ou une attestation. En effet, plus tard, l’assurance vous demandera la preuve du sinistre et de son origine pour déterminer si elle couvre le dossier, et à quel niveau.

2. Identifier la source du problème

Après avoir sécurisé les lieux, il faut tenter de comprendre d’où vient le sinistre. L’origine du dommage permet de :

• savoir qui est responsable (copropriété ou copropriétaire) ;
• déterminer l’assurance à mobiliser ;
• éviter que le problème ne se reproduise.

C’est au syndic d’organiser la recherche si l’origine du problème est dans une partie commune, ou si le logement est vacant ou le propriétaire absent. Sinon, c’est à l’occupant ou au propriétaire concerné (selon le cas) de s’en charger.

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3. Contacter les assurances et déclarer le sinistre

Une fois le sinistre identifié et sécurisé, il faut agir vite pour le déclarer à l’assurance concernée. Mais dans le contexte d’une copropriété, plusieurs assurances peuvent entrer en jeu. L’enjeu est donc double : identifier l’assureur compétent, puis lui transmettre les bonnes informations dans les délais.

Quoi qu’il en soit : 

• Si le sinistre touche une partie commune, c’est le syndic, au nom du syndicat des copropriétaires, qui doit déclarer le sinistre à l’assureur de l’immeuble (souvent via le contrat multirisque immeuble), transmettre les justificatifs (photos, devis, circonstances), faire le lien avec l’expert missionné par la compagnie d’assurance.
• Si le sinistre prend naissance dans une partie privative, c’est le copropriétaire concerné (ou son locataire s’il est occupant) qui doit prévenir son assurance habitation. L’assureur pourra ensuite prendre contact avec celui du voisin ou de la copropriété si d’autres parties sont touchées.

• L’assurance responsabilité civile de l’immeuble (obligatoire). Souscrite par le syndicat des copropriétaires, elle couvre les dégâts causés à des tiers par les parties communes.
• L’assurance responsabilité civile de chaque copropriétaire (obligatoire). Elle protège chaque copropriétaire (occupant ou non) lorsqu’un sinistre démarre dans son logement et impacte un voisin ou les parties communes.
• L’assurance multirisque immeuble (facultative, mais fortement recommandée). Elle couvre les dommages matériels touchant les parties communes, même sans tiers responsable identifié. C’est souvent cette assurance qui intervient pour réparer toiture, façade ou cage d’escalier.

4. Suivre le dossier et organiser les réparations et bien communiquer avec les copropriétaires

Une fois le sinistre déclaré et l’indemnisation validée par l’assurance, le travail n’est pas fini. Le syndic doit assurer un suivi régulier du dossier :

• Il répond aux échanges avec l’assureur (questions, pièces manquantes, acceptation de l’offre…).
• Il sollicite des devis pour les travaux de remise en état.
• Et selon le montant ou l’urgence, il fait valider les réparations soit par le conseil syndical, soit en assemblée générale.

Enfin, il doit également informer clairement et régulièrement :

• Le conseil syndical, à chaque étape des réparations : déclaration, expertise, proposition d’indemnisation, choix des entreprises…
• Tous les copropriétaires, notamment si le sinistre a des conséquences sur la vie de l’immeuble (bruits, accès restreint, coupures temporaires…).

Travailler à partir d’un logiciel de syndic de copropriété pour mieux gérer les sinistres

Travailler avec un logiciel de syndic de copropriété comme LOCKimmo peut clairement améliorer la gestion des sinistres, et ce, à plusieurs niveaux :

• Vous gagnez du temps dans la gestion du sinistre. 
• Vous pouvez communiquer plus facilement avec les copropriétaires (grâce à l’extranet intégré, par exemple). 
• Vous pouvez générer les appels de fonds, affecter les montants aux bons comptes, piloter les devis et les entreprises, tout ça au sein d’un même outil.

Mieux gérer les sinistres en copropriété : tout ce que vous devez savoir

Que faire si un sinistre touche à la fois des parties communes et privatives ?

Dans ce cas, plusieurs assurances peuvent intervenir. Le syndic prend en charge la déclaration pour les parties communes, et les copropriétaires concernés doivent déclarer les dommages auprès de leur propre assurance habitation. 

Le conseil syndical peut-il intervenir dans la gestion d’un sinistre ?

Oui, et c’est même conseillé. Bien que ce ne soit pas obligatoire, la participation du conseil syndical permet un meilleur suivi sur le terrain. Ses membres peuvent aider à constituer le dossier, à obtenir des devis ou à assister à l’expertise.