Pourquoi utiliser la signature électronique pour vos contrats de location ?

Rappel : qu’est-ce qu’une signature électronique ?

Une signature électronique est une signature au format numérique. Elle permet de valider un document sans avoir besoin de l’imprimer.

Selon le niveau de sécurité utilisé, elle peut garantir :

• L’identité de la personne qui signe.
• L’intégrité du document, c’est-à-dire qu’il n’a pas été modifié après la signature.

C’est rapide, pratique, et reconnu légalement en Europe grâce au règlement eIDAS.

La signature électronique a-t-elle une valeur légale ?

La signature électronique a bien une valeur légale reconnue. Cela étant, il faut faire attention au niveau de sécurité offert. Toutes les signatures électroniques ont une valeur juridique, mais plus le niveau est élevé, plus la preuve est solide. Concrètement : 

• Une signature électronique qualifiée (le niveau le plus haut) a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite. Elle est présumée fiable devant un tribunal.
• Une signature électronique avancée est également valable, mais sa valeur probante peut être contestée plus facilement (il faudra alors prouver qu’elle est fiable).
• Une signature électronique simple (par exemple une signature scannée) a une valeur juridique plus faible. Elle peut servir de preuve, mais n’est pas toujours suffisante en cas de litige.

Vous souhaitez optimiser la location de vos biens ?

Est-il possible de faire signer un contrat de location avec la signature électronique ?

Depuis la loi ÉLAN de 2018, les baux d’habitation peuvent être signés électroniquement, y compris les baux meublés, vides ou étudiants. Le contrat est valable juridiquement, comme s’il avait été signé sur papier, si la signature électronique est fiable (c’est-à-dire qu’elle permet d’identifier clairement le signataire et garantit que le document n’a pas été modifié).

Autrement dit, pour que le contrat soit valable, il faut : 

• Utiliser une solution de signature électronique reconnue.
• De préférence, choisir une signature avancée (niveau 2) ou avancée avec certificat qualifié (niveau 3) pour plus de sécurité.
• Conserver le document signé dans de bonnes conditions, avec les preuves techniques de la signature (appelées « fichiers de preuve »).

Notez que l’état des lieux peut aussi être signé électroniquement, au même titre que le contrat de location. Le procédé est légalement valable, tant que la signature permet d’identifier clairement les signataires (propriétaire et locataire) et que le document est conservé dans des conditions sécurisées.

Les avantages de faire signer électroniquement vos baux de location

Les avantages de la signature électronique pour les agents immobiliers

Optez pour la signature électronique pour faire signer vos contrats de location vous fera gagner un temps considérable. Fini les allers-retours pour organiser des rendez-vous en agence ou envoyer des documents par courrier. Grâce à la signature électronique, les baux peuvent être signés à distance, en quelques minutes, même en soirée ou le week-end. 

Autre point fort, de nombreuses plateformes de signature électronique proposent souvent des modèles de baux automatisés, avec des champs obligatoires à remplir. Cela permet d’éviter les oublis.

Grâce à cette méthode, chaque étape de la signature est traçable. L’agent peut voir en temps réel qui a ouvert le document, qui a signé et qui ne l’a pas encore fait. Il est parfois même possible de recevoir des notifications automatiques qui permettent de relancer facilement les signataires.

Les avantages de la signature électronique pour les locataires

Les locataires profitent eux aussi des avantages de la signature électronique pour signer leur contrat de location : 

• Ils peuvent signer les documents en quelques secondes, depuis un smartphone, une tablette ou un ordinateur.
• Ils peuvent signer le bail à tout moment, sans contrainte géographique ni horaire. 
• Une fois le bail signé, le locataire reçoit immédiatement une copie du contrat.

Accéder à la signature électronique avec LOCKimmo, logiciel de gestion immobilière

LOCKimmo propose une solution de signature électronique, intégrée directement dans son logiciel de gestion locative. L’offre est incluse dans le pack dématérialisation, sans coût supplémentaire si vous êtes déjà abonné. Elle :

• Permet de faire signer à distance tous types de documents : baux de location, mandats de gestion, contrats, etc.
• Est accessible 24h/24, 7j/7 via une simple authentification par SMS.

Autre avantage, les documents peuvent être signés, même s’ils ne sont pas créés dans LOCKimmo. Enfin, une fois signés, les documents sont automatiquement archivés en PDF dans la GED (gestion électronique des documents) et deviennent infalsifiables.

Signature électronique et contrat de location : tout ce que vous devez savoir

Un locataire peut-il refuser de signer un bail électroniquement ?

Oui. Même si la signature électronique est légale et pratique, elle n’est pas obligatoire. Un locataire a le droit de demander une version papier s’il préfère signer le contrat physiquement.

La signature électronique est-elle valable pour un contrat de location saisonnière ?

Oui. Que ce soit pour une location vide, meublée, étudiante ou saisonnière, la signature électronique est parfaitement valable, tant que le processus utilisé garantit l’identité des signataires et l’intégrité du document. Elle est d’ailleurs idéale pour gérer des locations à distance dans un contexte touristique.

Peut-on faire signer plusieurs personnes sur le même bail électroniquement ?

Oui. Un contrat de location peut être signé par plusieurs colocataires ou par les deux parties (propriétaire et locataire), chacun recevant alors une invitation par mail ou SMS. Le système de signature électronique prévoit l’envoi à tous les signataires.