Quelles sont les étapes à suivre à la sortie d’un locataire ?

Chaque administrateur de biens fait face à la sortie d’un locataire à un moment ou à un autre de son mandat. Pour permettre un bon suivi vis-à-vis du propriétaire et une relocation rapide, voici les étapes à suivre lors de la sortie d’un locataire. 

1. Réceptionner le préavis du locataire

C’est la première étape qui formalise le futur départ du locataire. Normalement et si le locataire a suivi le bon protocole, vous devez recevoir un courrier recommandé au sein de votre agence. Dans celui-ci, votre locataire doit faire mention de son désir de quitter le logement. La durée du préavis peut varier en fonction de plusieurs éléments : si le logement est meublé ou vide, en zone tendue ou non et le motif invoqué par le locataire. 

Attention, même si le locataire a donné son préavis, ses obligations concernant le logement et son loyer restent les mêmes. 

Les différentes durées d’un préavis : 

• Pour un logement vide en zone non tendue, le préavis est généralement de 3 mois. 
• Le préavis des logements meublés ou vides en zones tendues peut être d’1 mois, de même si le motif du départ du locataire est professionnel, médical ou qu’il souhaite déménager dans un logement HLM.
• Si les deux parties, propriétaire et locataire, se mettent d’accord sur les conditions de départ, le préavis peut être abaissé. 

2. Prévenir le propriétaire

Lorsqu’un locataire s’apprête à quitter l’un de vos biens en gérance, vous devez en informer le propriétaire concerné. Celui-ci aura alors le choix entre poursuivre la location de son bien ou l’arrêter. Dans le cas où il souhaite poursuivre sa collaboration avec vous et remettre son bien en location, vous devez rapidement mettre une annonce pour trouver au plus vite un locataire. Plus vous limiter la non-occupation du logement, plus votre propriétaire sera satisfait de vos services. 

3. Effectuer l’état des lieux de sortie 

L’état des lieux de sortie est indispensable lorsqu’un locataire décide de quitter un logement. Dès que la date de fin de préavis approche, il est essentiel de fixer une date avec le locataire pour déterminer quand faire cet état des lieux. 

Lorsqu’un état des lieux de sortie est effectué, il est préférable d’avoir en sa possession l’état des lieux d’entrée. Celui-ci permettra de mettre en avant les défauts déjà constatés et de comparer avec l’état actuel du logement. Chaque pièce doit être attentivement analysée pour ne rien laisser au hasard. Chaque information doit ensuite être stipulée sur les deux exemplaires de l’état des lieux et ces derniers doivent être signés par les deux parties. Que ce soit le propriétaire bailleur ou le locataire, les deux parties peuvent vous demander d’engager un huissier ou un expert pour réaliser l’état des lieux. 

4. La remise des clés

Lorsque le locataire vous remet les clés, il n’est officiellement plus locataire du bien. La remise doit toujours se faire en main propre et ne peut intervenir avec un tiers (gardien de l’immeuble, avocat, etc). Il faut bien évidemment contrôler que chaque clé fournie au moment du premier état des lieux a bien été restituée et noter l’information dans l’état des lieux de sortie. 

À noter que la remise des clés est la date de référence concernant le délai de restitution du dépôt de garantie. 

5. La restitution du dépôt de garantie

Depuis la loi ALUR, les conditions de restitution du dépôt de garantie ont un peu changé. En ce qui concerne les baux signés avant le 27 mars 2014, vous avez deux mois pour restituer le dépôt au locataire. Pour les baux signés depuis, vous avez un mois et si l’état des lieux de sortie n’est pas conforme à celui d’entrée, vous avez deux mois. 

Voici les motifs de retenue sur dépôt de garantie : 

• Si des dégâts ont été constatés au sein du logement et que celui-ci doit être remis en état au frais du propriétaire. Pour justifier les montants retenus sur le dépôt de garantie, vous devez fournir des devis de prestataires habilités à effectuer la remise aux normes. Une fois que les devis sont réalisés, vous n’avez pas d’obligation de les faire tout de suite. 
• Si des travaux ont été faits par le locataire sans autorisation et que vous devez remettre le logement en état. Les frais engagés peuvent être un motif de retenue sur dépôt de garantie.
• Une retenue peut-être effectuée si le locataire n’a pas pris la peine de payer son dernier loyer. 
• Pour finir, si le locataire devait réaliser des réparations locatives et qu’il ne l’a pas fait, il s’agit de réparations locatives. Ces réparations pourront alors être déduites du dépôt de garantie. 

6. Le solde de tout compte du locataire

C’est une des dernières étapes du processus de sortie du locataire. Il s’agit du document qui clôture le compte du locataire. Ce document tient compte du loyer et des charges qui restent à payer ainsi que du dépôt de garantie qui doit être restitué au locataire. 

Si les charges sont au réel et que le locataire quitte le logement avant que vous ayez la possibilité de faire une régularisation, vous pouvez conserver un pourcentage du dépôt de garantie. 

Une bonne communication avec le propriétaire au moment de la sortie du locataire vous permettra de rassurer ce dernier. Dès lors que le locataire a officiellement quitté le logement, vous pouvez accueillir un nouveau locataire. Il ne reste plus qu’à le trouver ! 

7. Déclarer le départ du locataire aux impôts

Lorsqu’un locataire prend possession du bien, il convient de le déclarer aux impôts, notamment pour le taxe d’habitation. Il est donc évident que lorsqu’il quitte les lieux, vous devez également en informer les impôts pour qu’ils mettent à jour leurs informations.

Pour que le départ soit correctement acté, vous devez envoyer une lettre aux impôts avec les informations suivantes : l’identité du locataire, la date de son départ du logement et enfin, l’adresse du logement.

Lorsque votre nouveau locataire prendra possession du bien, vous devrez à nouveau envoyer une lettre pour informer l’organisme de son arrivée.