Charges locatives : calcul, fonctionnement et astuces pour éviter les litiges

Rappel : quelles sont les charges récupérables auprès du locataire ?

Les bailleurs peuvent récupérer auprès du locataire certaines charges liées à l’usage du logement et aux services communs de l’immeuble. Ces charges, appelées charges locatives ou récupérables se répartissent en trois grandes catégories. Le décret N°87-713 du 26 août 1987 fixe la liste des charges locatives récupérables de manière exhaustive, pour les locations du secteur privé. Figurent notamment :  

1. Les dépenses liées aux services et à l’usage de l’immeuble. Il s’agit des frais qui permettent aux locataires de bénéficier des équipements et des services communs (ascenseurs et monte-charge, consommation d’eau et chauffage collectif, installations individuelles).
2. L’entretien courant et les petites réparations des parties communes.
3. Les taxes locatives et redevances.

Autrement dit, il peut s’agir de :

• La rémunération de l’employé d’immeuble ou du gardien et certaines charges sociales.
• Les dépenses d’entretien de l’ascenseur : électricité, dépenses liées à l’exploitation, menues réparations et matériels de remplacement. 
• L’eau froide et l’eau chaude commune. 
• L’énergie commune et l’entretien des compteurs. 
• La taxe de balayage et la taxe d’enlèvement des ordures ménagères. 

De manière générale, le locataire paie les charges liées à l’utilisation de services ou de biens dans le logement et autour : nettoyage, chauffage, ascenseur, etc. Le propriétaire bailleur conserve la charge des éléments propres à la propriété. 

Les deux façons de régulariser les charges locatives

Il existe deux manières pour récupérer les charges locatives.

1. Les provisions pour charges

Lorsqu’un locataire paie un loyer auquel s’ajoutent des charges, ces dernières sont souvent versées sous forme de provision mensuelle ou trimestrielle. Cette provision est une estimation calculée à partir des dépenses des années précédentes ou du budget prévisionnel si le logement est en copropriété. Elle permet au propriétaire de récupérer progressivement les charges, sans attendre la fin de l’année.

Il est également possible, bien que plus rare, que le bailleur choisisse un paiement ponctuel des charges, au fil de leur facturation. Cette méthode reste cependant peu utilisée, car elle entraîne de nombreux échanges avec le locataire et un risque d’oubli.

2. La régularisation annuelle

Chaque année, une régularisation des charges doit être effectuée pour comparer ce que le locataire a payé en provision et ce que le propriétaire a réellement dépensé. Si le locataire a trop payé, le propriétaire doit lui rembourser la différence. Si le locataire n’a pas assez payé, il doit compléter la somme.

Il incombe donc au bailleur de : 

• Envoyer un décompte des charges au moins un mois avant la régularisation.
• Distinguer clairement les charges récupérables et non récupérables.
• Indiquer la méthode de répartition des charges (au tantième en copropriété, par compteur individuel…).

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Focus sur le logement meublé

En location meublée, c’est le forfait de charges qui s’applique. Il s’agit d’un montant fixe déterminé dans le bail, qui ne fait l’objet d’aucune régularisation. Ce forfait peut être révisé une fois par an, tout comme le loyer, en fonction de l’indice de référence des loyers (IRL). Il convient donc de bien réfléchir avant d’établir un forfait. Aucune récupération n’est plus possible.  

Comment éviter les litiges en matière de charges locatives quand on est un professionnel de l’immobilier ?

1. Toujours préciser dans le bail si les charges sont calculées en provision ou fixées sous forme de forfait

Si la répartition des charges n’est pas claire dès le départ, le locataire pourrait contester les paiements demandés. Dans le bail de location, pensez donc bien à insérer une clause précise qui indique si les charges sont au forfait ou en provision. S’il s’agit d’un système par provisions, indiquez :

• Le montant mensuel ou trimestriel.
• Une mention expliquant que la régularisation est annuelle.

S’il s’agit d’un forfait, précisez bien le montant fixe des charges et qu’il n’y aura pas de régularisation, sauf révision annuelle basée sur l’IRL (Indice de Révision des Loyers).

2. En cas de provision sur charges, informer le locataire de la régularisation annuelle

Un locataire mal informé peut refuser de payer un complément ou demander un remboursement sans fondement. Pour éviter les conflits, envoyez toujours le décompte des charges au moins un mois avant la régularisation. Ce décompte doit être détaillé et comprendre : 

• Les différentes catégories de charges (ascenseur, chauffage, eau…).
• La distinction entre charges récupérables et non récupérables.
• La méthode de répartition utilisée (surface, tantièmes…).

Envoyez idéalement un document clair, avec un tableau récapitulatif. Enfin, pensez à joindre les justificatifs en cas de demande du locataire.

3. Conserver les justificatifs des charges pendant au moins 6 mois

Un locataire peut contester le montant des charges et demander des explications. En tant que bailleur, il est donc de votre devoir de prouver l’exactitude des charges en fournissant les factures et documents associés. En cas de litige, c’est une obligation légale de tenir ces justificatifs à disposition.

Pour ce faire, archivez soigneusement toutes les factures (électricité, eau, entretien…) pendant au moins 6 mois après la régularisation.

Évitez les litiges avec les charges locatives avec LOCKimmo

Le logiciel LOCKimmo permet de centraliser toutes les informations relatives aux charges locatives de vos locataires. Vous pouvez :

• enregistrer les dépenses ;
• les répartir selon des critères définis (en fonction des tantièmes ou de la surface des logements) ;
• automatiser les calculs de régularisation. ​

Le logiciel facilite la régularisation annuelle des charges en comparant automatiquement les provisions versées par les locataires aux dépenses réelles engagées. Il génère automatiquement des décomptes détaillés que vous pouvez transmettre à vos locataires.

Enfin, avec  ​LOCKimmo, vous pouvez numériser et stocker les pièces justificatives (factures, contrats d’entretien, etc.). Les locataires peuvent y accéder via un extranet dédié, ce qui répond à leur droit de consultation et limite les demandes répétées.

Charges locatives : tout ce que vous devez savoir

Que faire si un locataire conteste le montant des charges récupérables ?

Si un locataire estime que les charges qui lui sont imputées sont trop élevées ou mal calculées :

• Assurez-vous que toutes les charges sont bien récupérables et correctement réparties.
• Fournissez les documents nécessaires au locataire (factures, contrats d’entretien, etc.) pour qu’il puisse les consulter.
• Expliquez-lui les critères de répartition (surface, tantièmes, consommation réelle…). et la méthode de calcul utilisée.
• Si une erreur est détectée, ajustez la somme demandée.

Que se passe-t-il si un propriétaire oublie de régulariser les charges pendant plusieurs années ?

Si un propriétaire ne procède pas à la régularisation annuelle des charges, il dispose de trois ans pour rattraper la régularisation. Passé ce délai, il ne pourra plus exiger le paiement des charges non réclamées. Il en est de même pour le locataire, qui dispose du même délai pour contester le montant de la provision sur charges.

Si le propriétaire ne procède pas à la régularisation annuelle des charges dans l’année par ignorance ou par oubli, le locataire pourra exiger un paiement échelonné sur 12 mois si un complément de charges lui est réclamé. 

Propriétaire bailleur, pensez donc à conserver tous vos justificatifs pendant 3 ans afin d’éviter tout risque de régularisation tardive.