Les documents autorisés et interdits pour un dossier de location : le guide du propriétaire

Les documents relatifs à l'identité du locataire

En premier lieu, le propriétaire a tout à fait le droit de demander une copie d’une pièce d’identité officielle du futur locataire afin de confirmer son identité. Cette pièce doit être en cours de validité et peut prendre différentes formes :

• Carte nationale d’identité (CNI)
• Passeport
• Titre de séjour pour les locataires étrangers

Il est également possible de demander une photographie d’identité récente au format portrait, même si cette démarche n’est pas obligatoire.

Attestation sur l'honneur

Le propriétaire peut également exiger une attestation sur l’honneur de la part des candidats pour certifier de leur probité et de leurs bonnes intentions vis-à-vis du logement qu’ils souhaitent louer.

Les documents attestant de la solvabilité du locataire

Afin de s’assurer que le futur locataire dispose des revenus nécessaires pour assumer le paiement du loyer et des charges, le propriétaire peut demander plusieurs documents attestant de sa solvabilité :

Justificatifs de revenus

Les justificatifs de revenus sont l’une des pièces maîtresses du dossier de location. Le locataire doit être en mesure de fournir les trois dernières fiches de paie, ou tout autre document prouvant ses revenus réguliers (avis d’imposition, bulletins de pension…). Dans certains cas, un propriétaire peut exiger que le locataire dispose de revenus mensuels au moins égaux à trois fois le montant du loyer.

Attestation d'emploi

Le propriétaire peut également demander une attestation d’emploi du locataire précisant la nature de son contrat de travail (CDI, CDD, intérim…) ainsi que la date d’entrée en fonction et éventuellement le salaire.

Garanties complémentaires

Si le locataire ne peut pas fournir de justificatifs de revenus suffisants, le propriétaire peut lui demander de présenter une garantie supplémentaire telle qu’un cautionnaire solvable ou une garantie bancaire.

Les documents relatifs au logement précédent

Afin de s’assurer du sérieux du locataire et de sa capacité à entretenir correctement le logement, le propriétaire peut lui demander des documents relatifs à son précédent logement :

Attestation de bonne conduite

Cette attestation délivrée par l’ancien propriétaire ou bailleur certifie que le locataire a bien payé ses loyers et charges durant toute la période de location et qu’il a respecté les clauses du contrat.

État des lieux de sortie

Le document d’état des lieux de sortie permet au propriétaire de constater l’état général du logement après le départ du locataire. Il peut ainsi s’assurer que ce dernier a bien entretenu et réparé les éventuels dégâts causés pendant la durée de la location. Il est important pour le propriétaire de lire attentivement cet état des lieux pour vérifier si des travaux de remise en état ont été nécessaires.

Les documents relatifs aux aides au logement

Le propriétaire peut également solliciter des informations concernant les aides au logement dont le locataire pourrait bénéficier, comme l’allocation logement (AL) ou l’aide personnalisée au logement (APL). Néanmoins, il ne peut pas exiger ces aides en tant que garantie de paiement du loyer.

Attestation de droits aux aides au logement

Cette attestation délivrée par la Caisse d’allocations familiales (CAF) ou la Mutualité sociale agricole (MSA) précise les montants des aides au logement dont le locataire peut bénéficier, ainsi que leurs conditions d’attribution. En conclusion, un propriétaire a tout intérêt à se montrer rigoureux lors de la constitution d’un dossier de location, en demandant les documents indispensables à la fois pour vérifier l’identité et la solvabilité du locataire, mais aussi pour s’assurer de son sérieux et de sa capacité à entretenir le logement. En revanche, il doit veiller à ne pas exiger des documents qui ne sont pas légalement autorisés ou qui porteraient atteinte à la vie privée du locataire.

Les documents interdits que vous ne pouvez pas demander

Lorsqu’un propriétaire souhaite faire de la gestion locative et donc louer un logement, il peut demander certaines pièces justificatives au locataire potentiel afin de constituer son dossier de location. Toutefois, il est important de savoir que certaines pièces ne peuvent être demandées sous peine de sanction. Voici une liste de documents qu’un propriétaire ne peut pas demander à son locataire lors de la constitution du dossier de location :

• L’extrait de casier judiciaire
• Les bulletins de santé ou de maladies
• Le dossier médical
• Copie du carnet de santé
• Les informations relatives à l’appartenance syndicale ou politique
• Les relevés bancaires
• Attestation d’absence de crédit à la banque
• Les détails sur les prêts ou les dettes
• Les justificatifs de prestations sociales autres que les aides au logement
• Les informations sur les activités sexuelles ou les préférences sexuelles
• Une copie de sa carte vitale

Les informations sur la situation financière ou fiscale des parents ou de la famille du locataire peuvent être autorisées si un des membres de la famille est garant du locataire.

Il est important de respecter ces règles afin de préserver la vie privée et la dignité du locataire potentiel et d’éviter toute discrimination.

Demande de justificatifs interdits : les sanctions encourues

Si le propriétaire demande des pièces qu’il n’a pas le droit de demander, il s’expose à des sanctions. En cas de demande de documents interdits, le locataire peut porter plainte pour discrimination auprès du tribunal d’instance. En cas de condamnation, le propriétaire peut être sanctionné : 

• par une amende pouvant aller jusqu’à 3 000 euros. 
• se voir refuser l’agrément préfectoral, nécessaire pour louer un logement en tant que bailleur social. 

Il est donc important pour le propriétaire de bien connaître la liste des documents qu’il peut demander afin d’éviter toute sanction.