Comment éviter les doubles réservations dans les locations saisonnières ?

Location saisonnière : qu’est-ce qu’une double réservation (ou surréservation)  ?

La double réservation (aussi appelée surréservation) désigne une situation où deux clients (ou plus) réservent le même logement pour les mêmes dates, souvent par erreur ou à cause d’un défaut de synchronisation entre les plateformes de réservation.

La double réservation survient principalement lorsque :

• Votre bien est proposé sur plusieurs plateformes (Airbnb, Booking, Abritel, etc.).
• Et que les calendriers de disponibilité ne sont pas synchronisés en temps réel (voire pas du tout).

La réservation double et ses impacts

La gestion opérationnelle

Lorsqu’une double réservation est détectée, vous devez choisir rapidement quel client conserver. Cela implique de réagir vite, parfois en dehors des heures normales de travail, pour éviter que la situation ne s’envenime.

En parallèle, vous devez informer l’un des clients que sa réservation ne peut être honorée, ce qui n’est jamais agréable :

• Certains voyageurs peuvent être compréhensifs, mais d’autres seront frustrés ou en colère.
• Cela peut générer des appels ou des échanges tendus, notamment si la personne est déjà en route ou arrivée sur place.

Si vous êtes en tort (ce qui est souvent le cas), vous devez proposer un relogement, ce qui peut être complexe (trouver un logement disponible, à proximité, au même niveau de confort, etc.).

En bref, la double réservation vous place dans une situation de crise à gérer dans l’urgence, qui perturbe votre organisation.

Les conséquences financières

Une double réservation peut avoir un impact financier direct (remboursements, pénalités), mais aussi indirect (perte de revenus futurs, dégradation de votre réputation commerciale) :

• Si vous devez annuler la réservation d’un des deux voyageurs, le remboursement intégral est généralement imposé par la plateforme. Vous rendez l’argent perçu et perdez la réservation. 
• Certaines plateformes exigent que l’hôte trouve et finance un hébergement équivalent ou supérieur pour le voyageur évincé (coût imprévu et parfois élevé).

L’impact sur votre réputation

Si vous devez annuler une réservation parce que le logement est déjà occupé, le voyageur évincé peut laisser un commentaire négatif (qui sera lu par des voyageurs dans le futur et qui peut-être hésiteront à réserver). Or, ces commentaires restent visibles pendant longtemps.

Une double réservation peut également entraîner la perte de statuts valorisants sur les plateformes (Superhost, score de fiabilité, etc.). Enfin, il n’est pas rare que les gens échangent leurs avis sur des groupes ou forums (Facebook, TripAdvisor, etc.). Une mauvaise expérience peut y être partagée et ternir votre réputation, notamment si le voyageur s’est retrouvé sans solution de relogement, ou avec un remplacement de moindre qualité.

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Comment éviter les doubles réservations dans les locations saisonnières ?

Utiliser un channel manager

Un channel manager (ou gestionnaire de canaux) est un logiciel qui vous permet de connecter toutes les plateformes de réservation (Airbnb, Booking.com, Abritel, Expedia, etc.) à un seul tableau de bord centralisé.

Son rôle principal est de synchroniser en temps réel vos calendriers de disponibilités, vos prix et parfois même vos messages et réservations. Il est particulièrement utile dès que vous :

• gérez plusieurs biens ;
• êtes présents sur plusieurs sites ;
• souhaitez éviter les erreurs ou les oublis.

Ce type d’outil est idéal pour éviter les doubles réservations, puisque la synchronisation se fait en temps réel, sans décalage.

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Synchroniser les calendriers via iCal

Chaque plateforme de réservation (Airbnb, Booking.com, Abritel, etc.) propose un lien iCal (format de calendrier) qui permet d’importer ou exporter les réservations d’un logement vers un autre calendrier.

Par exemple :

• Vous exportez le calendrier de Booking.com (via un lien iCal).
• Puis vous l’importez dans Airbnb. 

Ainsi, Airbnb « lit » les réservations faites sur Booking et bloque les dates. Vous pouvez faire cela dans les deux sens, pour assurer une synchronisation mutuelle entre plateformes. Ainsi, vous évitez les surréservations. 

Configurer des alertes ou notifications immédiates

En activant des notifications en temps réel sur vos outils (plateformes, applications, e-mails, etc.), vous pouvez être immédiatement informé lorsqu’une nouvelle réservation, une modification ou une annulation intervient sur l’un de vos logements.

Cette option peut être utile si ;

• vous ne disposez pas encore d’un channel manager ;
• vous gérez les synchronisations manuellement (iCal) ;
• vous souhaitez doubler votre niveau de vigilance, même avec un système automatisé.

En effet, dans ce cas, vous êtes informé instantanément d’une nouvelle réservation et pouvez bloquer manuellement les dates sur d’autres plateformes si nécessaire. Cela permet d’agir avant qu’un chevauchement ne se produise.

LOCKimmo : le logiciel qui vous aide à contrer les doubles réservations

LOCKimmo dispose bien d’un module dédié à la location saisonnière, qui inclut :

• La gestion des plannings.
• La gestion des disponibilités.
• L’impression des contrats de location.
• La gestion des honoraires et de la taxe de séjour

L’outil est conçu pour centraliser les réservations et éviter les chevauchements au sein de l’écosystème LOCKimmo.

Double réservation dans les locations saisonnières : tout ce que vous devez savoir

Que faire en cas de double réservation ?

Si vous vous retrouvez avec deux réservations sur les mêmes dates, réagissez immédiatement pour limiter les conséquences. Commencez par vérifier l’ordre chronologique des réservations et les conditions d’annulation de chaque plateforme. 

Ensuite, choisissez qui vous pouvez accueillir et contactez rapidement l’autre voyageur. Proposez-lui une solution de relogement équivalente à vos frais si nécessaire. Informez la plateforme concernée pour gérer l’annulation de façon transparente et limiter les pénalités. 

Peut-on être sanctionné par Airbnb ou Booking.com à cause d’une double réservation ?

Oui. Les plateformes considèrent les annulations de dernière minute comme des fautes de gestion. En cas de double réservation, si vous êtes contraint d’annuler, vous risquez :

• Des frais d’annulation automatiques.
• La perte de visibilité dans les recherches.
• Parfois une suspension temporaire ou définitive de votre annonce.