Réforme de la facturation électronique : ce qu’il faut faire avant septembre 2026

• Le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA en France ont l'obligation de recevoir des factures électroniques. Et pour les ETI et grandes entreprises, il y a aussi une obligation d'émission de e-invoice.
• À partir de septembre 2027, l'obligation d’émission de factures électroniques s'étend à toutes les entreprises assujetties à la TVA.
• N’attendez pas les dates butoirs pour vous conformer à la réforme. Commencez dès à présent à cartographier vos flux financiers et à choisir une plateforme de dématérialisation agréée.

Instaurée par la loi de finances 2020, la réforme de la facturation électronique entre officiellement en vigueur en septembre 2026. À partir de cette date, les professionnels devront se conformer à l’obligation d’e-voicing. Mais qu’est-ce que ça change concrètement ? Tous les flux financiers sont-ils concernés par l’obligation de facturation électronique ? Comment se préparer à la réforme ? Et quelles sont les sanctions en cas de non-conformité ? LOCKimmo répond à toutes vos questions. 

Qu’est-ce que la réforme de la facturation électronique ?

La facturation électronique - Définition

Une facture électronique est un document émis, transmis et reçu dans un format structuré. C’est-à-dire un format que les logiciels peuvent lire et traiter automatiquement, sans intervention humaine. Et non, une facture papier scannée ou un PDF classique envoyé par email ne constitue pas une facture électronique au sens de la réforme.

Car l’administration fiscale reconnaît uniquement 3 formats 

• Factur-X : c’est un format hybride (PDF lisible + données XML intégrées). Le plus accessible pour les équipes qui veulent garder un document lisible à l’œil nu.
• UBL (Universal Business Language) : un format XML standardisé, très répandu à l’international.
• CII (Cross Industry Invoice) : également en XML, il est plébiscité par les grands comptes et les secteurs industriels.

Au-delà du format, les factures électroniques ne peuvent plus s’échanger directement entre vous et vos clients ou fournisseurs. Elles doivent obligatoirement transiter par une plateforme de dématérialisation agréée par l’État (PA). C’est elle qui joue le rôle d’intermédiaire de confiance, garantit l’authenticité des documents et transmet les données à l’administration fiscale.

Le calendrier de la facturation électronique

La réforme de la facturation électronique se déploie en trois temps.

• Juillet 2025 : La phase volontaire est ouverte. Les premières factures électroniques peuvent déjà s’échanger entre entreprises volontaires, dans les formats attendus par la réforme et via les PA déjà immatriculées. C’est le moment idéal pour tester votre chaîne de traitement sans pression.
• 1er septembre 2026 : L’obligation de réception pour tout le monde. C’est l’échéance qui concerne toutes les entreprises assujetties à la TVA en France, sans exception de taille. Vous devez être en capacité de recevoir des factures électroniques à cette date. Cela implique d’avoir désigné votre PA au préalable. En plus, les grandes entreprises (GE) et entreprises de taille intermédiaire (ETI) ont également l’obligation d’émettre leurs factures en format électronique dès cette date.

• 1er septembre 2027 : L’obligation d’émission de factures électroniques pour les PME, TPE et auto-entrepreneurs. Les structures plus petites bénéficient d’un an supplémentaire pour se préparer à émettre leurs propres e-invoices. 

E-invoicing vs e-reporting

La RFE 2026 introduit deux notions distinctes, souvent confondues. Pourtant, elles ne concernent pas les mêmes flux et n’impliquent pas les mêmes actions de votre part.

L’e-invoicing, c’est la facturation électronique au sens strict. Elle s’applique aux transactions B2B. C’est-à-dire lorsque vous facturez un client professionnel assujetti à la TVA en France. Dans ce cas, la facture doit être émise dans un format structuré et transiter par une PA agréée.

L’e-reporting concerne les transactions qui ne donnent pas lieu à une facture électronique : ventes à des particuliers (B2C) et opérations internationales (exports, acquisitions intracommunautaires). Il complète l’e-invoicing. Vous ne transmettez pas de facture électronique. Par contre, vous déclarez les données de transaction directement à l’administration fiscale, via votre PA. 

Qui est concerné par la facturation électronique ?

Les entreprises assujetties à la TVA en France

La réforme de la facturation électronique 2026 concerne toutes les entreprises assujetties à la TVA, quel que soit leur taille, leur forme juridique ou leur chiffre d’affaires. 

Au total, cette réforme concerne plus de 10 millions d’acteurs économiques. 

Agents immobiliers, administrateurs de biens, syndics professionnels, LMNP proposant des services para-hôteliers, … si vous facturez des honoraires soumis à TVA, vous êtes dans le périmètre. Mais attention, car tous les flux financiers ne sont pas forcément concernés par la RFE. 

Les flux financiers soumis à la TVA

Les professionnels de l’immobilier génèrent une grande variété de flux financiers : honoraires d’agence, appels de fonds de copropriété, régularisation de charges, factures fournisseurs,  … 

Mais tous sont-ils concernés par la réforme de la facturation électronique ? 

Ça dépend. 

Pour que ces flux soient concernés, ils doivent réunir deux conditions : 

• Être considérés comme une facture au sens de l’article 289 du Code Général des Impôts : c’est le cas des honoraires d’agence ou des factures fournisseurs. Mais pas pour les appels de fonds, les régularisations de charges, les quittances ou les avis d’échéance. 
• Des factures soumises à la TVA : en principe, seules les factures sont soumises à la TVA. Mais pour les appels de fonds, il peut y avoir confusion. Car certains syndic mentionnent la TVA sur ces documents. Alors pour éviter les pénalités, mieux vaut émettre ces appels de fonds via Factur-X ou autres formats recommandés par la RFE. 

Comment se préparer à la réforme de la facturation électronique ?

Étape 1 — Cartographier vos flux de facturation

La réforme se prépare en comprenant d’abord ce que vous facturez, à qui, et ce que vous recevez, de qui.

Étape 2 — Auditer le statut TVA de vos clients

Une fois vos flux identifiés, ouvrez votre base clients. Pour chaque client à qui vous émettez des factures, vous devez savoir s’il est assujetti à la TVA ou non. C’est ce statut qui détermine si vous passez en e-invoicing ou en e-reporting.

En pratique, cela signifie vérifier et renseigner dans votre logiciel :

• Le numéro SIREN de chaque client professionnel
• Le numéro de TVA intracommunautaire pour les clients assujettis
• Le statut TVA pour chaque SCI (assujetties ou non)

Ce travail de mise à jour est fastidieux, mais il ne peut pas être délégué à votre PA ou à votre logiciel. C’est une donnée que seul vous possédez. 

Étape 3 — Choisir et vous connecter à une plateforme agréée

C’est l’étape que vous ne pouvez pas reporter. Toutes les entreprises doivent avoir désigné leur plateforme de dématérialisation avant le 1er septembre 2026 pour être en capacité de recevoir des factures électroniques. Sans PA désignée à cette date, vous ne pouvez légalement plus recevoir les factures de vos fournisseurs. 

Si vous utilisez LOCKimmo, cette démarche est déjà simplifiée : le logiciel est directement interconnecté avec une PA certifiée. Vous n’avez pas à chercher, comparer ou vous connecter vous-même à une plateforme externe. L’ensemble des opérations (réception, émission, suivi des statuts) reste accessible depuis votre interface habituelle, sans action technique supplémentaire de votre part.

Ce qui reste à votre charge, c’est la signature du mandat. Via l’extranet, chaque propriétaire devra signer électroniquement un document qui autorise votre cabinet à émettre et recevoir des factures en son nom. Cela déclenche son inscription dans l’annuaire de la facturation électronique. 

Si vous n’utilisez pas LOCKimmo, vous devrez choisir vous-même votre logiciel parmi la liste des PA pour la facturation électronique proposée par la DGFiP. Et surtout, n’oubliez pas de vérifier sa compatibilité avec votre logiciel actuel, et de vous assurer que la connexion sera opérationnelle avant septembre 2026.

Étape 4 — Vérifier la compatibilité de votre logiciel de gestion

Un logiciel non compatible avec la réforme vous expose à une impossibilité de recevoir des factures dès septembre 2026. Pour ceux qui utilisent LOCKimmo, vous bénéficiez déjà d’une connexion avec une plateforme certifiée. 

Mais pour les autres, pensez à poser les questions ci-dessous à votre éditeur : 

• Le logiciel est-il connecté à une PA certifiée ?
• Gère-t-il les formats structurés réglementaires (Factur-X, UBL, CII) ?
• Les factures fournisseurs reçues sont-elles intégrées automatiquement dans les dossiers, sans saisie manuelle ?
• L’archivage légal des factures est-il assuré sur 10 ans ?

Étape 5 — Mettre à jour vos modèles de factures

Les factures électroniques comportent des données structurées supplémentaires par rapport à vos modèles actuels. Avant de basculer, vérifiez que vos templates intègrent bien :

• Le SIREN du destinataire
• Le numéro de TVA intracommunautaire (émetteur et destinataire)
• Le code NAF / APE de votre activité
• Les mentions obligatoires à jour (conditions de règlement, pénalités de retard, etc.)

Si votre logiciel génère vos factures automatiquement, c’est à paramétrer une fois, pas à corriger manuellement sur chaque document. Prenez le temps de faire ce paramétrage proprement.

Étape 6 — Former votre équipe

C’est l’étape la plus souvent négligée, et souvent la source des premiers problèmes après la bascule. À partir de septembre 2026, recevoir un PDF par email d’un fournisseur et le traiter comme une facture valide est une erreur de conformité. Vos collaborateurs doivent le savoir.

N’hésitez pas à prévoir une courte session de formation interne sur la facturation électronique, en couvrant les points suivants :

• Ce qu’est une facture électronique conforme (et ce qui ne l’est pas) ?
• Comment fonctionne la réception via PA dans votre logiciel ?
• Que faire si un fournisseur continue d’envoyer des PDFs après septembre 2026 ?
• Comment identifier si un client relève de l’e-invoicing ou de l’e-reporting ?

Pas besoin d’une journée de formation. Une heure en équipe, avec des exemples tirés de votre quotidien, suffit largement pour éviter les erreurs les plus fréquentes.

Quelles sont les sanctions prévues en cas de non conformité à la RFE 2026 ?

À partir de septembre 2026, la facturation électronique devient une obligation légale, assortie de sanctions financières qui s’appliquent dès le premier jour de manquement. 

Voici les sanctions applicables selon les cas : 

• Ne pas avoir désigné de PA : l’administration fiscale commence par vous envoyer une lettre de mise en demeure. Si vous ne vous y conformez pas, vous devrez verser une amende de 500 €. Puis 1 000 € tous les 3 mois tant que la situation n’est pas régularisée. 
• Ne pas émettre ses factures en format électronique : 50 € par facture non conforme, plafonné à 15 000 € par an. Sur un cabinet qui émet plusieurs centaines de factures par mois, le plafond peut être atteint rapidement.
• Ne pas respecter ses obligations d’e-reporting : chaque transmission manquante ou hors délai expose à une amende de 500 € par manquement, plafonnée à 15 000 € par an.

Conformez-vous à la RFE en choisissant LOCKimmo

Vous venez de parcourir la checklist. Certaines étapes sont à votre charge : cartographier vos flux, mettre à jour votre base clients, initier les mandats propriétaires. Mais d’autres dépendent de votre éditeur logiciel : connexion à une PA certifiée, formats réglementaires, intégration automatique des factures fournisseurs, archivage légal.

Or, tous les logiciels immobiliers n’ont pas anticipé la réforme de la facturation électronique au même niveau. LOCKimmo l’a fait. Nous vous accompagnons dans la mise en conformité RFE 2026.