Tout savoir sur l’assemblée générale dématérialisée en copropriété

Reste à bien comprendre comment organiser une assemblée générale dématérialisée, ce qu’elle change au quotidien, et ce qu’elle apporte réellement à ceux qui la mettent en place. On vous explique tout dans cet article.

Qu’est-ce qu’une Assemblée Générale (AG) dématérialisée ?

Une Assemblée Générale (AG) dématérialisée est une AG qui se tient à distance, sans que les copropriétaires aient besoin d’être présents physiquement dans la salle de réunion. Cela peut se faire en visioconférence, par exemple.

Elle permet aux copropriétaires de :

• participer aux débats ; 
• poser des questions en direct ;
• et surtout voter sur les résolutions à l’ordre du jour, tout en restant chez eux ou ailleurs.

En quoi une assemblée générale dématérialisée diffère-t-elle d’une assemblée générale classique ? Voici les principales différences, résumées dans ce tableau.

Est-ce légal d’organiser une AG dématérialisée ?

L’article 17-1 A, créé par la loi ELAN, inscrit clairement dans la loi que les copropriétaires peuvent participer à une assemblée générale à distance, par visioconférence ou tout autre outil électronique permettant de les identifier.

Il précise aussi que :

• Le vote par correspondance est autorisé avant l’AG.
• Des règles encadrent la validité de ces votes.
• Les détails techniques (identification, formulaires, etc.) sont fixés par décret.

En résumé, l’AG dématérialisée en copropriété est parfaitement légale, à condition de respecter certaines règles techniques.

Quels sont les avantages de l’assemblée générale dématérialisée ?

Organiser une assemblée générale dématérialisée présente plusieurs avantages concrets pour un syndic de copropriété.

Une participation facilitée pour tous.

Les copropriétaires peuvent assister à l’AG où qu’ils soient, sans avoir à se déplacer. C’est particulièrement utile pour :

• les copropriétaires qui habitent loin ;
• les personnes âgées ou à mobilité réduite ;
• ceux qui ont des contraintes professionnelles ou personnelles.

Une organisation simplifiée pour le syndic.

Pas besoin de réserver une salle ni de gérer la logistique sur place. Tout se passe en ligne, ce qui allège considérablement la préparation de l’assemblée générale dématérialisée.

Une meilleure représentativité dans les votes.

Avec le vote en ligne ou par correspondance, davantage de copropriétaires participent aux décisions, y compris ceux qui ne se déplaçaient jamais en AG classique.

Une traçabilité renforcée.

Les outils numériques conservent une trace fiable :

• des connexions ;
• des votes ;
• des échanges.

Cette traçabilité limite les contestations en cas de litige, un vrai avantage pour sécuriser la gestion de copropriété.

Des économies concrètes.

Moins de frais de location de salle, moins de copies papier, moins de déplacements : l’assemblée générale dématérialisée réduit les coûts d’organisation, tout en gagnant en efficacité.

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Comment organiser une assemblée générale dématérialisée ?

Pour organiser une assemblée générale dématérialisée, il faut d’abord s’équiper des bons outils : une plateforme de visioconférence fiable et, si besoin, un outil de vote électronique sécurisé. Ce duo doit permettre de :

• identifier chaque participant avec certitude ;
• garantir la confidentialité des votes ;
• enregistrer les connexions, utile en cas de contestation ultérieure.

Le jour J, les copropriétaires se connectent simplement à l’outil en ligne. Le syndic anime ensuite son assemblée générale dématérialisée exactement comme il l’aurait fait en présentiel : ordre du jour, débats, votes.

Une fois l’AG terminée, le syndic rédige son procès-verbal en indiquant :

• la liste des présents, avec leur mode de participation ;
• les résultats des votes ;
• les décisions prises.

Il l’envoie ensuite à l’ensemble des copropriétaires.

On voit de plus en plus de syndics basculer vers l'assemblée générale dématérialisée, mais souvent par étapes : d'abord le vote par correspondance, puis la visioconférence complète. Ce qui fait la différence, ce n'est pas l'outil de visio en lui-même, c'est la capacité à tout relier : convocation, votes, procès-verbal... dans un seul endroit.

Le logiciel de syndic LOCKimmo pour simplifier vos assemblées générales dématérialisées

Organiser une assemblée générale dématérialisée demande de la rigueur, mais pas forcément beaucoup de temps. Avec le bon outil, chaque étape se fluidifie. LOCKimmo centralise toutes les tâches quotidiennes du syndic de copropriété dans un seul logiciel :

• gestion des charges et des appels de fonds ;
• suivi des dépenses et des encaissements des copropriétaires ;
• relances pour impayés automatisées ;
• suivi des devis, travaux et entretien des parties communes ;
• suivi des mutations (ventes de lots, changement de copropriétaires) ;
• création de budgets prévisionnels.

Le logiciel intègre également un moteur comptable basé sur l’intelligence artificielle, qui transforme automatiquement vos saisies courantes (encaissements, dépenses, etc.) en écritures comptables. Résultat : une comptabilité de syndic largement simplifiée, sans ressaisie manuelle.

Côté assemblées générales, LOCKimmo vous accompagne à chaque étape :

• génération automatique de la convocation à l’AG ;
• rédaction et envoi des procès-verbaux ;
• intégration des résolutions au tableau de bord ;
• suivi en temps réel des votes.

De la convocation au procès-verbal, votre assemblée générale dématérialisée se prépare et se pilote depuis un seul outil, pensé pour les syndics qui n’ont pas de temps à perdre.

Une assemblée générale dématérialisée peut-elle se tenir même si tous les copropriétaires ne sont pas connectés ?

Oui. Aucun copropriétaire n’est obligé d’assister en direct à une assemblée générale dématérialisée. Ceux qui ne peuvent pas se connecter peuvent voter par correspondance en amont ou donner procuration. Tant que le quorum est atteint et que l’outil respecte les règles de sécurité, l’AG reste parfaitement valable.

Quels documents doivent être envoyés pour une AG à distance ?

Comme pour une AG classique, le syndic doit envoyer :

• la convocation, avec le lien de connexion et les instructions techniques ;
• l’ordre du jour ;
• les projets de résolution ;
• le formulaire de vote par correspondance, si celui-ci est proposé ;
• tous les documents nécessaires à la prise de décision (devis, budgets, etc.).

Le syndic est-il obligé de proposer une assemblée générale dématérialisée ?

Non, ce n’est pas une obligation, sauf circonstances exceptionnelles (comme pendant la crise sanitaire). Mais rien ne l’empêche de la proposer s’il dispose des outils adaptés et si le règlement de copropriété ne l’interdit pas. De plus en plus de syndics font ce choix, car l’assemblée générale dématérialisée offre plus de souplesse, tout en restant simple à mettre en œuvre.

L’assemblée générale dématérialisée n’est plus une option : c’est devenu un outil de gestion à part entière pour les syndics de copropriété. Moins de logistique, plus de participation, une meilleure traçabilité des votes. Les bénéfices sont concrets, à condition de s’appuyer sur les bons outils.

Reste que l’organisation d’une AG, dématérialisée ou non, ne représente qu’une partie du travail quotidien d’un syndic. Convocations, relances impayés, suivi des travaux : chaque tâche prend du temps si elle n’est pas centralisée.

C’est là que LOCKimmo change la donne. Convocation d’AG, procès-verbaux, comptabilité automatisée, suivi des charges : tout est réuni dans un seul logiciel, pensé pour les syndics qui gèrent leur portefeuille au quotidien, pas pour les experts en informatique.

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